Satış Projeleri I
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
1-) Proje ve Rezervasyon Detayları
Bu bölüm, yeni bir satış projesinin sisteme nasıl kaydedileceğini ve projenin genel hatlarının nasıl tanımlanacağını açıklamaktadır. Satış projeleri, rezervasyon kayıtlarının altında gruplandırılmasını ve yönetilmesini sağlayarak operasyonel süreçlerin takibini kolaylaştırır.
Proje Adı: Bu alana, oluşturulan satış projesine ait tanımlayıcı bir isim girilir. Bu isim, rezervasyon kartları üzerinde ve ilgili raporlamalarda görüntülenecek ana bilgidir. Projenin içeriğini veya amacını yansıtan açık ve anlaşılır bir isim tercih edilmelidir.
Proje ID: Proje bilgileri kaydedildiğinde, bu alana sistem tarafından otomatik olarak benzersiz bir proje kimlik numarası atanır. Bu numara, projenin sistem içindeki takibi ve referansı için kullanılır.
Acenta / Firma / Münferit: Bu bölüm, grup rezervasyonu için faturalandırma yapılacak tarafın ve rezervasyonların hangi acenta üzerinden açılacağının belirlendiği alandır. Açılır menüden ilgili acenta, firma veya münferit müşteri seçilir.
Eğer seçilen acenta veya firma kaydında önceden tanımlanmış pansiyon tipi, fiyat kodu, market segmenti ve kaynak bilgisi gibi detaylar mevcutsa, bu bilgiler ilgili alanlara otomatik olarak yansıtılır. İhtiyaç duyulması halinde bu bilgiler üzerinde değişiklik yapılabilir. Bu proje özelinde farklı bir fiyatlandırma uygulaması söz konusu ise, bu alandan yeni bir fiyat kodu oluşturulabilir.
Firma Adı: Bu alana, organizasyonu gerçekleştiren firmanın adı girilebilir. Bu bilgi, faturalandırma yapılacak taraftan farklı olabilir.
Organizasyonu yapan firmanın belirtilmesi, belirli bir firmaya ait konaklama sayılarının ve dolayısıyla bu firmadan elde edilen iş hacminin raporlanabilmesi açısından önemlidir. Örneğin, fatura acentaya kesiliyor olsa bile, konaklayan misafirlerin hangi firmaya ait olduğu bu alanda belirtilerek detaylı analizler yapılabilir.
Başlangıç Tarihi / Bitiş Tarihi: Bu takvim alanları kullanılarak, organizasyonun başlangıç ve bitiş tarihleri belirlenir. Bu tarihler, proje kapsamındaki rezervasyonların geçerli olacağı zaman aralığını ifade eder.
Ülke: Bu alandan, rezervasyonların yapıldığı ülke seçilebilir. Ülke seçimi, hangi ülkelerden ne kadar rezervasyon alındığına dair detaylı raporlar oluşturulabilmesi için kritik bir bilgidir.
İptal Günü: Eğer tentative (kesinleşmemiş) bir anlaşma söz konusu ise, rezervasyonların hangi tarihe kadar ücretsiz olarak iptal edilebileceği bilgisi “İptal Günü” alanına gün cinsinden girilir.
Tipi (Satış Projesi Tipi): Oluşturulan satış projesinin tipi (örneğin: Banket, Grup, Konaklama, Kontenjan) seçilir. Bu seçim, organizasyonun tipine göre sınıflandırma yapılmasına olanak tanır.
Satış Temsilcisi: Organizasyonla ilgili görüşmeleri yürüten ve projeden sorumlu olan satış temsilcisinin adı “Satış temsilcisi” alanından seçilir.
Durum: Banket organizasyonunun mevcut durumu (örneğin: Teklif Aşamasında, Kesinleşti, İptal Edildi vb.) bu alandan seçilir. Ana ekranda yapılan durum filtrelemesi ile belirli durumdaki projelere kolayca ulaşılabilir.
Banket Kaynak: Banket organizasyonunun hangi kaynaktan geldiği (örneğin: Doğrudan Satış, Acenta, Telefon, Satış temsilcisi vb.) bu alandan seçilebilir.
Ödeme Tipi: Genel ödemelerde dikkate alınacak ödeme şekli (örneğin: Nakit, Kredi Kartı, Havale vb.) bu alandan seçilir. Eğer acenta kartında bu bilgi tanımlıysa, otomatik olarak bu alana yansır.
Döviz: Banket organizasyonuna ait genel hesaplamaların hangi döviz cinsi üzerinden yapılacağı bu alandan seçilir.
Oda Fiyatları: Eğer organizasyon konaklamayı da içeriyorsa, bu alana ortalama oda fiyatı girilebilir. Oluşturulan bloklardaki toplam gelirin tahmini hesaplanmasında bu fiyat dikkate alınır.
Pansiyon, Market, Fiyat Tipi, Fiyat Kodu: Bu alanlar, konaklamalı organizasyonlar için geçerli olan pansiyon tipini (örneğin: BB, HB, FB), marketi (örneğin: İç Pazar, Dış Pazar), fiyat tipini (örneğin: İptal Edilebilir, İptal edilemez) ve fiyat kodunu belirtmek için kullanılır.
Bu bilgilerin acenta kartında tanımlı olması durumunda otomatik olarak gelir, ancak istenirse proje özelinde değişiklik yapılabilir.
2-) Tarih ve Analizler
Tarih Alanları
Bu bölümde, organizasyona ait kritik tarihler kaydedilir ve bu tarihler, organizasyonun takibini sağlamak için önemlidir:
Opsiyon Tarihi & Son Toplantı Tarihi: Eğer banket organizasyonu kesinleşmemişse, opsiyon tarihi ve son toplantı tarihi bu alanlara eklenmelidir. Bu tarihler, organizasyonun ilerleyişini kontrol etmeye yardımcı olur.
Karar Tarihi: Organizasyonun kesinleşmesi veya iptal edilmesi gereken son tarihi belirtir. Bu tarih, organizasyonun geleceğiyle ilgili kararların alınması gereken zamanı işaret eder.
Son Güncelleme Tarihi: Organizasyona ait yapılan en son güncellemenin tarihi sistemde görünür. Bu tarih, organizasyonun hangi aşamada olduğunu gösterir.
Bildirimler
Bu bölüm, organizasyonun ilerleyişi hakkında daha fazla bilgi ve analiz sunar:
Grup Bilgilendirme Tarihi: Organizasyon kesinleştiğinde, oteldeki ilgili departmanlara bilgilendirme yapıldıysa, bu tarih ilgili alana kaydedilebilir.
İsim Listesi Geldi: Grup isimleri başlangıçta "noname" olarak gelir. İsim listesi ulaştığında, "İsim Listesi Geldi" butonu aktif hale getirilmelidir.
Toplam Fiyat: Organizasyonun tüm maliyetlerini içeren nihai tutar burada görüntülenir.
İndirim: Organizasyona indirim uygulanması gerekiyorsa, yüzdesel veya tutarsal olarak indirim miktarı ilgili alana girilebilir.
Rakipler: Organizasyon için rakip tanımlaması yapılmışsa, bu alandan ilgili rakip bilgisi eklenebilir. Bu bilgi, organizasyonun rekabet analizine katkı sağlar.
Yetkililer
Organizasyondan sorumlu kişi ve kurumlar ile iptal işlemleri bu sekme üzerinden yönetilir:
Acenta Yetkilisi: Organizasyonun bağlı olduğu acenta yetkilisi sistemde otomatik olarak görüntülenir. Yeni bir yetkili eklemek için "+" butonu kullanılabilir.
Firma Yetkilisi: Organizasyonu düzenleyen firmanın yetkilisi burada yer alır. Gerektiğinde yeni bir yetkili tanımlaması yapılabilir.
İptal Sebebi ve Tarihi: Organizasyon iptal edilirse, iptal sebebi ve iptal tarihi kayıt altına alınarak sistem güncellenmelidir. Bu, iptal edilen organizasyonların takibini sağlar.
3-) Paketler
4-) Ödeme Planı
Bu bölüm, alınan ödeme taahhütlerinin kaydedilmesini ve takibini sağlar. Belirli bir tarihte yapılması planlanan ödemeler için ödeme tarihi, ödeme tipi (örneğin havale), tutar ve döviz birimi belirtilerek kayıt oluşturulabilir.
Ödeme gerçekleştiğinde, ödenen tarih alanı güncellenerek kayıt tamamlanır. Eğer ödeme belirli bir tutar yerine yüzdelik bazda yapılacaksa (örneğin, %20 ödeme), ilgili değer “Yüzde” alanına girilerek takip edilebilir.
Ödeme bir acenta üzerinden yapılıyorsa, acenta bilgisi eklenerek sürecin eksiksiz kaydedilmesi sağlanabilir.
5-) Folyo Routing
Grup rezervasyonlarında, grubun tüm konaklama ücretleri, oluşturulan sanal folyoya yönlendirilerek tek bir folyo üzerinden takip edilebilir. Folyo yönlendirme işlemi sırasında detaylı kriterler kullanılarak farklı yönlendirme seçenekleri uygulanabilir.
Bir folyo, başka bir folyoya; ya da belirli bir departman ve gelir grubundan, farklı bir departman ve gelir grubuna yönlendirilebilir. Organizasyonlara ait oda konaklama ücretlerinin sanal bir folyoya yönlendirilmesi isteniyorsa, yönlendirme işleminden önce ilgili sanal folyoya ait tanımın yapılması gerekmektedir.Sanal folyo, aynı ekran üzerinde yer alan Rezervasyon sekmesinden oluşturulur. Sanal folyo oluşturulduktan sonra Folyo Routing bölümüne geçilerek yönlendirme işlemi gerçekleştirilebilir.
6-) İptal & Opsiyon Kuralları
Bu ekranda, seçili satış projesi için iptal ve opsiyon kuralları tanımlanmaktadır. Belirli bir uygulama kapsamı (örneğin, konaklama tarih aralığı, geçerli fiyat tipi ve acentalar) için geçerli olacak iptal ve opsiyon koşulları belirlenebilir. İptal kuralları için, konaklama başlangıç ve bitiş tarihleri aralığı seçilebilirken, opsiyon kuralları için “minimum ve maksimum girişten gün önce” seçenekleri ile giriş tarihine kalan gün sayısı ve opsiyonun geçerli olacağı tarih aralığı tanımlanabilmektedir. Bu sayede, satış projelerine özel esnek iptal ve opsiyon politikaları yönetilebilir.
Paket kısmında yeni bir paket tanımlanabilir veya mevcut bir paket grup için seçilebilir. Grubun ekstra harcamaları olabileceği gibi, pansiyon tipi otelin genel pansiyon tipinden farklı olabilir. Konaklama gelirinden belirli bir miktar düşülmesi gerekiyorsa ya da her misafirin folyosuna ek bir ücret yansıtılacaksa, bu işlemler paket tanımlamaları üzerinden yapılabilir. Detaylı kullanım için sekmesinden kontrol sağlanabilir.
