Grup Rezervasyon
Last updated
Last updated
Birden fazla olan oda rezervasyonları bu ekrandan sisteme pratik bir şekilde kaydedilerek gruba ait tüm rezervasyonlar Rezervasyon menüsü altında bulunan Grup Rezervasyon ekranından takip edilebilir.
Oluşturulan grup rezervasyonları durumlarına göre 6 farklı sekmede listelenir.
Bu durumlar;
Lost (Kayıp): Grubun başka bir otele rezervasyon yaptırdığını gösterir.
Canceled (İptal Olanlar): Grup rezervasyonun iptal olduğunu gösterir.
Optional (İsteğe Bağlı): Rezervasyonun belli bir süreye kadar bekletmeye alındığını gösterir.
Pending (Beklemede): Sürecin başlamış ancak henüz tamamlanmamış olduğunu gösterir.
Tentative (Geçici): Bir grubun statüsü geçici ise bu, o grubun kalış şartlarından bazılarını kabul etmediğini gösterir.
Definite (Kesin): Bir grubun statüsü kesin olarak belirlendiğinde kalış sözleşmesinin kabul
edildiği anlamına gelir.
Liste üzerinde bulunan + butonu ile oluşturulmak istenen grup rezervasyonu detayları doldurulabilir.
Doldurulması gereken ilk alan Grup Adı satırıdır. Grubumuz için genel bir isim belirleyebiliriz. Belirlenen isim rezervasyon kartındaki satış projelerine yansıyacaktır.
Konaklayacak kişilerin genel acentesi ise acente satırından belirlenir. Eğer oluşturulmak istenen grup için henüz bir acente kartı oluşturulmamışsa satır sonunda bulunan + butonu ile yeni kart oluşturulabilir. Acente kartı oluşturma detayları Acenteler ekranında anlatılmıştır.
Eğer oluşturulan acente kartında varsayılan oda tipi, pansiyon tipi, fiyat tipi, fiyat kodu, market, kaynak gibi bilgiler tanımlandıysa otomatik olarak sağ tarafta bulunan Rezervasyon Detaylarına yansır. Eğer bir farklılık varsa bilgiler üzerinde değişiklik sağlanabilir.
Grubun tesiste konaklayacağı tarih aralığı seçildikten sonra toplam fiyat alanına bu grup için beklenen gelir ve döviz yazılır.
Önemli olan adımlardan biri ise grup rezervasyonunun anlık durumudur. Belirlenen duruma göre rezervasyonlarımız, beklenen, rezervasyon veya iptal listesine otomatik düşer. Durumların detaylı açıklamaları ise üst kısımda belirtildiği gibidir.
Grup ile alakalı bilgiler doldurulduktan sonra form kaydedilir.
Grubun ekstra harcamaları, otelin genel pansiyon tipinden farklı bir pansiyon tipi kullanılacaksa pansiyon tipi gibi detaylar için paket tanımlaması yapılır veya var olan paketler bu grup ile ilişkilendirilebilir. Tanımlama detayları Paketler ekranında anlatılmıştır.
Oluşturulan rezervasyonların konaklama tutarları, ekstra harcamaları oluşturulacak olan sanal folyoya yönlendirilmek istenirse yönlendirme yapılabilir. Tanımlama detayları Folyo Routing ekranında anlatılmıştır.
Rezervasyon sihirbazı üzerinden tanımlama yapılarak rezervasyonların belirlenen detaylara göre sistem tarafından otomatik oluşturulması sağlanabilir.
Grup rezervasyonunun konaklayacağı oda tipi, eğer farklıysa birden fazla oda tipi seçilir. Oluşturulmak istenen toplam oda sayısı ve odalarda konaklayacak kişi sayıları tanımlanır.
Manuel toplam fiyat alanından ise bir oda için toplam işlenecek konaklama tutarı belirtilir. Eğer gerçekleşecek konaklamanın gecelemesi birden fazlaysa sistem yazılan toplam fiyata göre bir günlük fiyatı otomatik hesaplayarak rezervasyon kartındaki fiyatlandır ekranına getirir.
Bilgiler doldurulduktan sonra sağ altta bulunan Rezervasyon Oluştur eylemi ile grup rezervasyonunun sistem tarafından otomatik oluşturulması sağlanır.
Rezervasyon sihirbazında doldurulmuş bilgilere göre sistem tarafından oluşturulmuş rezervasyon ve grup folyoları bu alanda görüntülenir.
Sistem tarafından rezervasyon belirlenen oda sayısı ile oluşur. Rezervasyonu ayrı birer kayıt haline getirmek için ise iki farklı bölme yöntemi bulunur.
Bunlar; Share ile Böl ve Kişi Sayısına Göre Böl fonksiyonlarıdır.
Share İle Böl
Odada konaklayacak kişilerin check in - check out tarihinin birbirinden farklı olma durumunda ya da gelecek kişileri ayrı rezervasyonlarda takip edebilmek adına odadaki her kişi için ayrı rezervasyon oluşturulmak istenirse Share İle Böl seçeneği kullanılabilir.
Oluşturulan rezervasyonun kaç tanesi share ile bölünmek isteniyorsa bölünecek sayı belirtilir ve bölme işlemi gerçekleştirilir. İşlem tamamlandıktan sonra listede açık pembe renkte olanlar Share rezervasyonlar, koyu pembe renkte olanlar ise ana rezervasyon olarak bölünenlerdir.
Kişi Sayısına Göre Böl
Kişi sayısına göre böl fonksiyonunda ise belirlenen kişi sayılarına göre sistem odada konaklayacak kişiler için ayrı ayrı değil tek bir rezervasyon oluşturur. Kaç tane odayı tek kişilik, kaçını iki veya üç kişilik olarak bölmek istediğimizi ilgili alanlara belirttikten sonra bölme işlemini gerçekleştirebiliriz.
Aynı zamanda rezervasyonlar ekranındaki eylemler butonunda bulunan sanal folyo eylemi ile grup için bir sanal folyo oluşturulabilir. Acente, giriş / çıkış tarihleri, satış projesi grup rezervasyonunda tanımlanmış olan bilgilere göre sistem tarafından otomatik getirilir.
İsim Listesi tesise bildirildikten sonra No Name olarak oluşturulan rezervasyon isimleri artık hızlı bir şekilde bu alandan güncellenebilir. Eğer istenirse kolonlar üzerinde çift tıklanarak kişi ile alakalı uyruk, doğum tarihi, TC/Pasaport No gibi detay bilgiler de doldurulabilir. Bu alanda yapılan değişiklikler ilgili rezervasyonlarda otomatik güncellenir.
Rezervasyon oluşturulmadan önce konaklayacak kişilerin isim listesi, giriş çıkış tarihleri, kaç gün kalacakları bilgisi henüz belli değilse, eğer acente ya da firma belirli tarih aralığında odalar ile alakalı genel bir bilgi verdiyse satış blokları kısmı kullanılabilir.
Blok ve Kontenjan Ekle butona tıklandığında grup rezervasyonunun tarihi sistem tarafından otomatik getirilir.
Eğer acente veya firma herhangi bir oda tipi ve sng, dbl, trp oda belirtmeden kontenjan veya garanti oluşturmanızı istiyor ise Ünite alanı kullanılır. Eğer detay bilgiler verildiyse sng, dbl, trp alanları doldurulabilir. Detaylar Kontenjan ve Garanti Analizi ekranında anlatılmıştır.
Oluşturulan gruba bağlı olan tüm rezervasyonların folyo gelirleri bu alandan görüntülenir. Departman ve gelir grubu bazında folyoya işlenen tutarlar kontrol edilebilir.
Grup rezervasyonu ile ilgili tutulmak istenen tüm notlar bu alandan sisteme işlenebilir veya kontrol edilebilir.
